La recherche d’une solution de gestion des actifs logiciels informatique peut s’avérer complexe, car de nombreux éditeurs se sont positionnés sur ce marché. Le SAM, Software Asset Management, permet de me gérer son parc informatique avec des méthodes et procédures spécifiques qui vous feront gagner beaucoup de temps et qui permettent de réaliser de belles économies à l’échelle de votre entreprise.
Définition du Software Asset Management
La gestion des actifs logiciels est définie comme un ensemble de compétences, de processus, d’organisations et d’outils conçus pour gérer, contrôler et protéger les actifs logiciels de l’entreprise tout au long du cycle de vie du logiciel. La gestion des actifs logiciels (SAM) est liée à toutes les phases du cycle de vie du produit dans une entreprise : l’acquisition, le déploiement de la solution, assurer le support utilisateur, administrer et utiliser le produit au quotidien ou encore déployer les correctifs ou montées de versions dès lors qu’ils sont disponibles.
Pourquoi mettre en place une solution de SAM ?
Sachez que toutes les organisations sont concernées par une telle solution, que vous soyez 20, 300 ou encore des milliers de collaborateurs. Les solutions de gestion des actifs logiciels ont 3 objectifs principaux : garder le contrôle de vos licences, réduisez vos coûts et garder son parc en conformité. Nous rappelons dans cet article les risques techniques, financiers et juridiques d’une mauvaise gestion de la conformité des licences.
| CONTRÔLE DES LICENCES | RÉDUCTION DES COÛTS | GESTION DE LA CONFORMITÉ |
| Visualiser toutes les licences possédées au sein de l’entreprise | Eviter un excédent (inutile et chère) de licences | Par rapport aux droits d’usages |
| Obtenir un inventaire de tous les logiciels installés | Négocier efficacement selon les quantités et consolidez vos achats | Réduction d’impact des audits |
| Stocker tous les certificats d’achat de logiciels et les accords de licence en volume correspondants | Réduire les interactions avec le support et limiter les interruptions de votre activité | Protection et sécurisation de vos données |
| Établir un lien entre les droits d’usage et les installations de logiciels effectuées |
La gestion des actifs logiciels : toute l’entreprise est concernée
Que vous soyez responsable du service informatique, au sein du service achats, membre de la direction financière, ou même utilisateur : chaque collaborateur détient sa part de responsabilité en termes d’utilisation des logiciels au sein de l’entreprise. En bref :
- Direction financière : veille au respect de la loi et établi des règles afin d’éviter toute sanction financière
- Service achats : savoir quels logiciels sont réellement utilisés et/ou déployés afin de pouvoir négocier efficacement les renouvellements de contrats ou les commandes (annuelles, ponctuelles)
- Service informatique : généralement responsable dans la mise en place d’une solution SAM, le service informatique intervient pour comprendre ce qui est utilisé ou mis en œuvre
- Direction générale : garante pénale du respect des règles, la direction générale doit tout mettre en oeuvre afin d’éviter des sanctions financières et toutes poursuites pénales pour violation des droits d’auteurs (rappel sur les sanctions dans cet article)
- Tous les utilisateurs sont responsables des produits autorisés et/ou interdits par l’entreprise et doivent s’assurer de bien respecter la charte de bonne conduite
Les 4 raisons de mettre en place une gestion de vos actifs logiciels
Nous vous partageons dans cet article les principaux enjeux de la mise en place d’une solution SAM au sein de votre entreprise. Si vous souhaitez plus d’informations sur les solutions de Software Asset Management, veuillez nous contacter en cliquant sur ce lien.
1. Les enjeux financiers (réduction des coûts logiciels)
Le budget dédié aux solutions informatiques est de plus en plus conséquent, car l’informatique prend une place plus importante dans nos entreprises (postes de travail, périphériques connectés, etc.). Les logiciels représentent une part importante des dépenses de l’entreprise (applications métiers spécifiques comme un outil de CRM pour l’équipe commerciale, l’abonnement à un service d’emailing pour l’équipe marketing et bien d’autres … ). Tant de besoins métiers qui conduisent généralement à l’accumulation de solutions au sein de votre entreprise et compliquent la gestion de l’ensemble des licences.
D’un point de vue financier, cela entraînera une augmentation significative des dépenses afin de répondre aux besoins de chacun, mais aussi du fait de la maîtrise limitée du bien (pas d’administration des contrats, achats locaux, installations non standards …). La mise en place d’une stratégie de gestion des actifs logiciels permettra à l’entreprise de comprendre quels logiciels sont installés, quels logiciels sont utilisés, quelles sont les licences acquises et au travers de quel type de contrat.
Éviter les coûts « cachés » nous semble essentiel. Outre les coûts associés à la régularisation des licences potentiellement perdues (que ce soit en raison de procédures SAM volontaires ou des coûts engendrés par l’audit d’un éditeur), le plus grand risque est bien entendu lié à l’application des décisions de justice. La violation des droits d’un logiciel équivaut à la violation d’un droit d’auteur : les conséquences financières d’une indisponibilité partielle ou totale des systèmes d’information ou les conséquences financières d’une perte de données ne doivent pas être sous-estimées.
2. Les enjeux légaux
Assurez-vous de suivre les règles d’utilisation du logiciel (conditions générales d’utilisation définies par l’éditeur), mais assurez-vous également de suivre les règles liées aux solutions que vous exploitez. Le non-respect de ces règles est souvent à l’origine de votre non-conformité. Si un audit est réalisé, les conséquences peuvent être particulièrement lourdes, que ce soit d’un point de vue organisationnel (vous aurez besoin de temps et vous mobiliserez des ressources pour y répondre), mais aussi d’un point de vue financier (s’il s’avère qu’il y a une différence entre le nombre de licences acquises et le nombre de licences déployées).
La gestion des actifs logiciels n’élimine pas le risque d’audit, mais elle réduit considérablement son impact, car vous contrôlerez votre parc informatique et l’ensemble des logiciels déployés. En adoptant une solution SAM, vous récupérerez en temps réel toutes les informations nécessaires afin de prouver votre mise en conformité en quelques clics.
P.S : La loi relative à l’utilisation frauduleuse de logiciels dans les entreprises sanctionne lourdement (peine d’emprisonnement, amendes …). De telles sanctions porteront gravement atteintes à l’image et à la réputation de votre entreprise.
3. Les enjeux de protection des données
Le manque de gestion des actifs logiciels représente une réelle menace pour votre système d’information. En effet, une entreprise qui ne contrôle pas son parc logiciel ou le caractère légal des licences qu’elle obtient n’aura pas les moyens suffisants pour se protéger contre les multiples cyberattaques auxquelles votre entreprise s’expose (malvertising, watering, phishing …).
Les cyberattaques, en très forte hausse en 2020, ciblent des logiciels qui ne sont pas mis à jour : soit parce qu’ils sont obtenus de manière illégale, soit parce que vous n’avez pas forcé la mise à jour sur un poste utilisateur qui détient une version vulnérable d’un logiciel. Adopter une solution de Software Asset Management (SAM) est une méthode complémentaire de protection de vos données d’entreprise.
Assurer une bonne protection de vos données apporte de la crédibilité pour votre entreprise. Nous parlerons même d’avantage concurrentiel. En effet, maîtriser son parc informatique (logiciels et matériels) permet d’en optimiser son usage. L’objectif du SAM est de tirer parti de la meilleure installation : éliminez les machines et applications sous-utilisées, conformément aux règles des éditeurs.
La traçabilité de vos licences permettra également une circulation efficace de vos logiciels au sein de l’entreprise. Par exemple, votre solution SAM peut afficher un inventaire des licences inutilisées … ce qui permettra aux autres équipes qui en ont besoin de bénéficier de la réaffectation de ces licences.
4. Les enjeux stratégiques (digitalisation de l’entreprise)
Le Software Asset Management (SAM) ou la gestion des actifs logiciels est une étape importante et essentielle dans votre transition vers le cloud. Sans une compréhension claire et précise de l’état actuel des licences et de vos contrats, il est presque impossible de définir comment migrer vers le cloud.
Analysez l’existant et évaluez les risques de redondance et de dépenses inutiles. Quelle technologie cloud existe déjà, parfois cachée dans les accords de licence existants ? Quelle technologie l’entreprise utilise-t-elle, qui l’utilise en interne et qui peut-on migrer vers le cloud ? Le SAM peut vous donner une vision des usages et des “habitudes de consommation” au sein de l’entreprise, puis vous permettra de planifier et de définir un plan d’action.
Les 7 fonctionnalités indispensables pour un outil SAM performant
- Possibilité d’utiliser l’infrastructure informatique existante
- Découverte et inventaire pris en charge sur diverses plates-formes (Windows, Linux, UNIX, MAC OS), et possibilité de regrouper plusieurs sources de données
- Reconnaissance des modèles de licences, des contrats d’achat en volume et des droits d’utilisation des produits pour une utilisation optimale des licences
- Possibilité de suivre et d’analyser les données d’utilisation pour optimiser l’utilisation des licences
- Automatisation des processus de gestion de l’actif
- Architecture flexible prenant en charge les modèles de fourniture sur site et SaaS
- Analyse et création de rapports avancées